Microsoft Copilot en Teams: Funcionalidades y Beneficios

Microsoft Teams es una de las plataformas de colaboración más utilizadas dentro de Microsoft 365, y con la integración de Copilot, esta herramienta se convierte en una experiencia aún más poderosa. Copilot utiliza inteligencia artificial para automatizar tareas, facilitar la colaboración, y proporcionar asistencia proactiva a los usuarios. En Teams, Copilot está diseñado para mejorar las reuniones, las interacciones diarias, la gestión de proyectos, la organización de tareas y la comunicación entre equipos. A continuación, se detallan todas las opciones y características que ofrece Copilot para Microsoft Teams.

1. Reuniones inteligentes con Copilot

Una de las funciones más notables de Copilot en Microsoft Teams es la mejora de las reuniones, donde actúa como un asistente personal que optimiza la productividad de los participantes. Estas son algunas de las funcionalidades clave:

  • Programación de reuniones: Copilot puede ayudar a organizar reuniones en Teams de manera más eficiente, sugiriendo automáticamente horarios basados en la disponibilidad de los participantes y sus calendarios. Puede incluso tener en cuenta la prioridad de los temas y las personas que deben estar presentes en la reunión, optimizando los tiempos de forma dinámica.
  • Sugerencias de agenda: Antes de la reunión, Copilot puede sugerir una agenda basada en los temas previamente discutidos o en los correos electrónicos relacionados con el evento. También puede integrar estos elementos de manera inteligente, ofreciendo un itinerario estructurado para la reunión.
  • Preparación para reuniones: Copilot ayuda a los participantes a prepararse de manera efectiva, sugiriendo documentos o recursos relevantes para la reunión basándose en el historial de conversaciones, archivos compartidos o proyectos en curso. También puede proporcionar resúmenes de conversaciones anteriores o puntos importantes que podrían ser discutidos.

2. Transcripciones automáticas y análisis de reuniones

Copilot transforma la manera en que las transcripciones de las reuniones se gestionan dentro de Microsoft Teams. Las principales capacidades son:

  • Transcripción en tiempo real: Durante las reuniones, Copilot puede generar transcripciones en tiempo real, permitiendo a los participantes seguir de manera precisa lo que se está discutiendo. Estas transcripciones se sincronizan con los audio y video de la reunión para hacer referencia a los puntos clave en cualquier momento.
  • Resúmenes automáticos de reuniones: Después de la reunión, Copilot puede crear un resumen claro y conciso de los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Este resumen es accesible para todos los participantes y puede ser utilizado para la documentación posterior.
  • Extracción de tareas y acciones: Copilot puede identificar y extraer automáticamente las tareas o acciones pendientes de la reunión y asignarlas a las personas correspondientes, creando entradas en aplicaciones como Planner o To Do, o directamente en Teams.
  • Análisis de contenido: Además de las transcripciones, Copilot realiza un análisis detallado del contenido de la reunión, destacando tendencias clave, temas recurrentes y decisiones importantes. Esto permite a los equipos tener una visión clara de los resultados de la reunión y facilita el seguimiento de las acciones.

3. Grabaciones inteligentes

En cuanto a las grabaciones de reuniones, Copilot mejora la accesibilidad y utilidad de estos archivos mediante varias funciones inteligentes:

  • Grabación automática de reuniones: Copilot puede grabar automáticamente las reuniones en Teams, sin necesidad de intervención manual. Las grabaciones incluyen tanto el video como el audio de los participantes y pueden ser almacenadas en OneDrive o SharePoint, dependiendo de la configuración de la organización.
  • Transcripción y subtítulos en grabaciones: Las grabaciones de reuniones pueden ser acompañadas de transcripciones automáticas que son sincronizadas con la grabación. Además, los subtítulos generados en tiempo real durante las reuniones pueden ser activados para mejorar la comprensión, especialmente en ambientes multilingües.
  • Búsqueda inteligente dentro de grabaciones: A través de la función de búsqueda avanzada, Copilot permite buscar dentro de las grabaciones utilizando palabras clave o frases. Esta capacidad hace que sea fácil encontrar información específica dentro de reuniones grabadas sin tener que escuchar toda la grabación.
  • Análisis de grabaciones: Al igual que con las transcripciones, Copilot puede analizar las grabaciones de las reuniones, extrayendo insights sobre temas recurrentes, decisiones importantes y elementos que requieren seguimiento. Esto proporciona una visión detallada de cada reunión sin necesidad de revisión manual.

4. Asistente personal en reuniones

Copilot también actúa como un asistente personal durante las reuniones en Teams. Algunas de sus funcionalidades incluyen:

  • Respuestas rápidas y sugerencias de información: Durante la reunión, si los participantes tienen preguntas o necesitan información adicional, Copilot puede proporcionar respuestas rápidas o sugerir documentos relevantes. Por ejemplo, si se menciona un informe en la conversación, Copilot puede ofrecer un enlace directo al archivo correspondiente en OneDrive o SharePoint.
  • Tareas automáticas: Copilot identifica las tareas o seguimientos asignados durante la reunión y puede programarlas automáticamente, o incluso agregar recordatorios en el calendario de los participantes. Además, Copilot puede integrar la tarea en aplicaciones de gestión como Planner o Microsoft To Do, asignando responsables y fechas límite.
  • Asistente para presentaciones: Si se realiza una presentación durante la reunión, Copilot puede asistir a los presentadores sugiriendo puntos clave para resaltar, ofreciendo respuestas a preguntas frecuentes o incluso proveyendo datos en tiempo real para respaldar las afirmaciones hechas en la presentación.

5. Colaboración en equipo durante y después de las reuniones

Copilot no solo ayuda durante la reunión, sino que también mejora la colaboración posterior a la misma:

  • Notificaciones personalizadas: Después de la reunión, Copilot puede enviar notificaciones personalizadas a los participantes con resúmenes, tareas asignadas, y enlaces a archivos relacionados. Estas notificaciones están diseñadas para asegurarse de que todos los involucrados estén al tanto de las decisiones tomadas y las próximas acciones.
  • Acceso y compartición de documentos: Si se discutieron documentos o recursos durante la reunión, Copilot puede facilitar su compartición directa con todos los participantes de la reunión a través de Teams, OneDrive o SharePoint. Además, puede generar un historial accesible de todos los documentos compartidos o mencionados en las reuniones pasadas.
  • Seguimiento de proyectos: Después de la reunión, Copilot ayuda a hacer un seguimiento de los proyectos o tareas que se mencionaron, integrándose con aplicaciones como Planner, Teams o SharePoint para garantizar que las acciones se lleven a cabo de manera eficiente.

6. Integración con otras aplicaciones y bots

Copilot en Teams también se integra perfectamente con otras herramientas de productividad y aplicaciones de terceros, lo que mejora la experiencia de colaboración en la plataforma:

  • Integración con aplicaciones de Office 365: Copilot facilita la integración con otras aplicaciones de Office 365 como Word, Excel, PowerPoint, y OneNote. Durante las reuniones, Copilot puede sugerir archivos relevantes o generar informes automáticamente, mejorando la colaboración entre los miembros del equipo.
  • Automatización de flujos de trabajo con Power Automate: Los flujos de trabajo pueden ser creados y gestionados por Copilot en Power Automate para automatizar tareas repetitivas. Por ejemplo, si se asignan tareas en una reunión, Copilot puede usar Power Automate para crear flujos de trabajo que envíen recordatorios automáticos o asignen tareas a las personas correspondientes.
  • Uso de bots de Teams: Copilot también puede integrarse con bots dentro de Teams para ofrecer respuestas automáticas y ayudar a los usuarios a obtener información de manera rápida y eficiente. Esto incluye la integración con el bot de tareas, bot de encuestas y bots de asistencia técnica, entre otros.

7. Ventajas adicionales de Copilot en Teams

  • Mayor productividad: Al proporcionar herramientas automáticas para programar reuniones, gestionar tareas y generar resúmenes, Copilot ayuda a ahorrar tiempo y reducir la carga cognitiva de los usuarios, permitiéndoles concentrarse en las tareas más importantes.
  • Colaboración más eficiente: La integración de Copilot con Teams permite una colaboración más fluida y estructurada, garantizando que los equipos se mantengan organizados, informados y enfocados en los objetivos de trabajo.
  • Accesibilidad mejorada: Con la transcripción automática y los subtítulos en las reuniones, Copilot ayuda a que todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación o idioma, puedan participar de manera efectiva. Además, facilita la inclusión de personas con discapacidades auditivas o de comprensión.

8. Enlaces de interés

¿Quieres ser un experto en Copilot? Accede a la documentación oficial de Microsoft a traves de este enlace:

https://learn.microsoft.com/es-es/training/paths/get-started-with-microsoft-365-copilot

Aquí podrás encontrar que puede hacer Copilot con algunas de las aplicaciones de Microsoft 365

https://support.microsoft.com/es-es/copilot-teams

https://support.microsoft.com/es-es/copilot-outlook

https://support.microsoft.com/es-es/copilot-word

https://support.microsoft.com/es-es/copilot-excel

https://support.microsoft.com/es-es/copilot-powerpoint

https://support.microsoft.com/es-es/copilot-loop

Conoce la guia actualizada con todos las indicaciones que le puedes pedir a Copilot:

https://copilot.cloud.microsoft/es-ES/prompts/all


Conclusión

Copilot transforma Microsoft Teams en una herramienta mucho más inteligente y eficiente, proporcionando asistencia integral antes, durante y después de las reuniones. Con funciones como transcripciones automáticas, resúmenes de reuniones, grabaciones inteligentes y tareas automatizadas, los usuarios pueden ahorrar tiempo y mejorar su productividad significativamente. La integración con otras aplicaciones de Microsoft 365 y Power Platform hace que Copilot en Teams sea aún más poderoso, optimizando la colaboración y la gestión de proyectos de manera efectiva. Con estas capacidades avanzadas, Copilot establece nuevos estándares en la productividad empresarial y la colaboración remota.